El Archivo de la Universidad es un servicio técnico centralizado integrado por los documentos de cualquier época y soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, y cuya finalidad es proporcionar a la comunidad universitaria el acceso a la documentación y contribuir a la racionalización y la calidad del sistema universitario.

Fondo documental

Forman parte del patrimonio documental de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos, departamentos, facultades, escuelas, institutos universitarios y servicios existentes en la Universidad o que en el futuro puedan crearse, y también, por aquellos documentos donados o adquiridos que así se determinen.

El Archivo únicamente tiene disponible en estos momentos la documentación administrativa generada por la ULPGC, aunque custodia, además el fondo documental del arquitecto Leopoldo Emperador, y documentación rescatada de la extinta Comisión Regional del Plátano (CREP).

Comisión de Valoración y Selección de la Documentación

La Comisión de Valoración y Selección de la documentación se crea por Resolución del Rector de 14 de junio de 2003 y sus funciones son:

• Proceder al análisis de todas las tipologías documentales que generan y custodian tanto las unidades administrativas y de servicios como las unidades académicas y de investigación de la Universidad.
• Establecer con criterios administrativos, jurídicos e históricos los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.
• Regularizar el proceso de selección y eliminación de documentos que se lleva a cabo tanto en las unidades administrativas y de servicios como en las unidades académicas y de investigación de la Universidad , dictaminando la forma de disposición final, con el fin de identificar aquellas tipologías que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores informativos y de testimonio, o que son de obligada conservación por ley, de aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo.

Composición:

• El Gerente de la ULPGC, que actuará como presidente
• El Secretario General de la ULPGC
• El Director del Servicio Jurídico de la ULPGC
• El Director de uno de los Servicios Administrativos de la ULPGC
• Un profesor del Departamento de Ciencias Históricas
• Un especialista en Archivística
• El responsable del Archivo Universitario

Cuadro de Clasificación

La clasificación de los documentos administrativos que se generan en la ULPGC consiste en aplicarles un código de clasificación en relación a la función que los ha producido. Los documentos se agrupan bajo conceptos que reflejan las funciones de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica. Todas las unidades emplearán para clasificar sus documentos los mismos códigos de clasificación recogidos en el Cuadro de Clasificación.

Transferencia de la documentación

La transferencia de documentación desde los órganos, servicios y unidades administrativas al Archivo de la ULPGC, tiene por objeto no sólo el optimizar el aprovechamiento del espacio de la unidad productora y/o receptora, sino traspasar a un servicio especializado la custodia física y legal de la documentación así como las funciones de gestión, conservación - temporal o indefinida -, acceso y consulta de los documentos.

Las unidades productoras y/o receptoras de documentos tienen la obligación de transferir la documentación cuya tramitación administrativa haya acabado.

• Normas básicas de transferencia de documentación al Archivo de la U...
• Relación de entrega
• Instrucciones para la cumplimentación del impreso de relación de en...

Instrumentos de descripción

El principal instrumento de descripción que utiliza el Archivo Universitario para la recuperación y el acceso a la documentación es el Inventario de Series automatizado.

Consulta y préstamo

El Archivo Universitario pondrá a disposición de la comunidad universitaria, la documentación depositada en sus dependencias, con las limitaciones que contempla la legislación vigente y según el procedimiento recogido en las Normas básicas de consulta y préstamo de la documentación del Archi....

La documentación administrativa sólo podrá ser consultada por la persona que actúe como gestor o responsable de la unidad productora de la documentación solicitada. Cualquier persona ajena al responsable de dicha unidad que quiera realizar una consulta deberá aportar, previamente, la autorización de dicho responsable. En casos concretos, y con la debida autorización, otros miembros ajenos a la Comunidad Universitaria podrán consultar la documentación administrativa con fines educativos y de investigación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.

• Solicitud de consulta 
• Instrucciones para la cumplimentación del impreso de consulta

Cuando haya desaparecido el valor administrativo fijado por la Comisión de Valoración y Selección, y la documentación haya adquirido valor histórico, las restricciones a su consulta vendrán determinadas, únicamente, por la legislación vigente.

• Solicitud de préstamo
• Instrucciones para la cumplimentación del impreso de préstamo